Vaihtoprosessin kuvaus opiskelijalle

1. Tee apurahahakemus 
 
Apurahahakemus koostuu kolmesta asiakirjasta: 

• suomenkielinen hakemus:

• englannin- tai kohdemaankieliset Hakukirje eli Motivation Letter ja Europass CV 

Lataa ja tulosta hakemus yllä olevasta linkistä (lomaketta ei ole saatavilla muualta).

Huom. Tarvitset hakemukseen sekä vastuuopettajasi että oppilaitoksesi terveydenhoitajan puollon. Kysy ensin puoltoa vastuuopettajaltasi ja jos hän puoltaa vaihtoasi, sovi sen jälkeen tapaaminen oppilaitoksesi terveydenhoitajan kanssa (varaa aika hyvissä ajoin ennen hakemuksen palautuspäivämäärää). 

Pyydä myös oppilaitoksesi kv-vastaavalta kurssiavain Moodleen kurssille SASKY – Kansainvälinen vaihto 2023 – 2024. Tältä kurssilta löydät kaiken Erasmus+ vaihtoon liittyvän ohjeistuksen, tehtävät ja palautuslokerot, myös ohjeistuksen hakemuksen liitteiksi tarvittavien Motivation Letterin ja Europass CV:n laatimiseen.

Ammattiopettaja auttaa sinua määrittelemään, mitä jo osaat ja mitkä ovat vaihtosi tavoitteet. Lisäksi joissakin oppilaitoksissa järjestetään työpajoja Motivation letterin ja Europass CV:n laatimiseksi.

Hakemuslomake palautetaan oman oppilaitoksen kv-vastaavalle allekirjoitettuna paperiversiona. Liitteet palautetaan kansainvälisen vaihdon Moodlekurssin palautuslokeroihin.

2. Hakemus hyväksytään/hylätään 
 
Kv-vastaava kertoo sinulle hakemuksesi perusteella lasketun apurahan määrän. Määrä voi muuttua, mikäli kohdemaa ja/tai vaihdon kesto muuttuu. Saat mahdollisesti ohjeita hakupapereidesi korjaamiseen. 

3. Palauta korjatut hakupaperisi ja ammatillinen sähköinen portfoliosi (kulttuurialan opiskelijat) Moodleen 
 
Kv-vastaava toimittaa ne eteenpäin ulkomaisille partnereille, jotka etsivät koulutussopimuspaikat. Voit hankkia koulutussopimuspaikan myös itse. Mikäli hankit paikan itse, olet itse vastuussa matka- ja majoitusjärjestelyistä. 

4. Sovi tapaaminen kv-vastaavan kanssa 
 
Hän kertoo kaikesta vaihtoprosessiin liittyvästä. 

5. Aloita vaihtoon valmentautuminen 
 
Vaihtoon liittyy monenlaista kieleen, kulttuuriin ja käytännön järjestelyihin liittyvää valmentautumista. Ohjeet löytyvät Moodlesta. Hyvä valmentautuminen helpottaa olennaisesti jokapäiväistä elämääsi vaihdon aikana ja saat vaihdostasi irti niin paljon kuin mahdollista. 

6. HOKSaus ja sopimukset  

Kun paikka on varmistunut, solmitaan koulutussopimusjaksoilla Training agreement tai oppilaitosvaihdoissa Learning agreement. Vastuuopettaja päivittää kanssasi HOKSin ja vahvistaa vaihdon aikana suoritettavan tutkinnon osan ja muut jaksoon mahdollisesti integroitavat sisällöt.  

7. Valmentautumistehtävien palauttaminen ja käytännön asioiden hoitaminen 
 
Palauta tehtävät Moodleen, suunnittele matkajärjestelysi ja hanki Kelasta eurooppalainen sairaanhoitokortti.  
 
Jos tarvitset matkatavaravakuutusta, hanki se; voit käyttää apurahaasi myös siihen. Matka- ja tapaturmavakuutus sekä vastuuvakuutus sinulla on koulutuksen järjestäjän puolesta. 

8. Viimeistään 3 viikkoa ennen vaihtoon lähtöä, sovi toinen tapaaminen kv-vastaavan kanssa.  
 
Tapaamisessa: 

• Esitäytetään Europass Mobility -liikkuvuustodistus, joka lähetetään vastaanottavalle organisaatiolle. Ota liikkuvuustodistus myös itse mukaasi vaihtoon sähköisessä muodossa ja/tai printtinä 
• Allekirjoitetaan rahoitussopimus, jossa vahvistetaan apurahan määrä ja maksujärjestelyt. Selvitä rahoitussopimuksen avulla opintososiaaliset etusi Kelasta. 
• Laitetaan apuraha maksatukseen. 90% apurahasta maksetaan ennen vaihtoa ja 10% vaihdon loppuraportoinnin jälkeen. Ennakosta voidaan vähentää esim. ulkomaiselle partnerille suoraan maksettavia matka- ja majoituskuluja. 
• Käydään matkajärjestelyt ja vaihto vielä kerran läpi 
• Sovitaan raportointitapaaminen 

9. Vaihto ja sen arviointi 

Pidä säännöllisesti yhteyttä ohjaavaan opettajaan ja dokumentoi hänelle osaamisesti kehittymisestä yhteisesti sovitulla tavalla (esim. sähköinen päiväkirja, blogi, WhatsApp). Ohjaava opettaja on ensisijainen yhteyshenkilösi. Postaa kuvia ja kuulumisia muille opiskelijoille. 

 Vaihdon päättyessä tehdään mahdollinen näytön arviointi sekä Europass Mobility -liikkuvuustodistuksen täydentäminen, tulostaminen ja allekirjoittaminen kohdemaassa. Europass Mobility -liikkuvuustodistus on yhtä tärkeä asiakirja kuin muutkin työtodistukset – käsittele sitä sen mukaisesti.  
 
Ota matkakuitit ja vuokrakuitti talteen. 

10. Raportointi viimeistään 10 päivän kuluessa vaihdon päättymisestä 

• Laadi ja palauta vapaamuotoinen raportti Moodleen 

• Palauta kuitit Moodleen 
• Sovi tapaaminen kv-vastaavan kanssa 

• Europass Mobility -liikkuvuustodistuksen palautus kv-vastaavalle  
• Sähköisen Participant Reportin täyttäminen 

Apurahan loppuosan saat, kun olet palauttanut em. raportit ja kuitit.