Tietosuoja Saskyssa

SASKY koulutuskuntayhtymä käsittelee tehtäviensä hoitamiseksi opiskelijoiden, henkilöstön, luottamushenkilöiden, työelämäkumppaneiden ja muiden asiakkaiden henkilötietoja.

Kerätyt henkilötiedot muodostavat EU:n tietosuoja-asetuksen 2016/679 mukaisia henkilörekistereitä. Henkilörekistereistä laadituista tietosuojaselosteista selviää:

  • rekisterin yhteyshenkilöt
  • mihin tietoja käytetään
  • mitä tietoja henkilörekistereihin tallennetaan
  • mistä lähteistä tietoja kerätään
  • mihin rekisterissä olevia tietoja luovutetaan
  • miten rekisterit on suojattu
  • rekisteröidyn henkilön oikeudet (lisätietoa oikeuksista tällä sivulla)

Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja saada niistä kopiot itselleen. Tarkastuspyyntö osoitetaan kirjallisesti tietosuojavastaavalle, jonka yhteystiedot löytyvät alta. Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella, jos pyyntö on monimutkainen tai henkilötietojen määrä on suuri. Tarkastusoikeus voidaan evätä vain poikkeustapauksessa. Rekisteröidyn henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa tarkistetaan ennen tietojen antamista.

Oikeus tiedon korjaamiseen tai poistamiseen

Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti.

Tieto voidaan korjata tai poistaa myös rekisteröidyn vaatimuksesta. Pyyntö tiedon korjaamiseen tai poistamiseen tehdään kirjallisesti tietosuojavastaavalle (yhteystiedot löytyvät alta). Rekisteröidyn henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa tarkastetaan. Otathan huomioon, että emme voi poistaa sinua koskevia henkilötietoja, jos tietojesi käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen.

Rajoittamis- ja vastustamisoikeus

Jos tietosi joltain osin eivät pidä paikkaansa, sinulla on oikeus vaatia käsittelyn väliaikaista rajoittamista, kunnes Jos tietosi joltain osin eivät pidä paikkaansa, sinulla on oikeus vaatia käsittelyn väliaikaista rajoittamista, kunnes olemme varmistaneet tietojen paikkansapitävyyden. Aina kun tietojesi käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, sinulla on oikeus vastustaa sinua koskevien tietojen käsittelyä. Tällöin emme saa enää käsitellä henkilötietojasi, paitsi jos voimme perustellusti osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy. Syyn pitää olla riittävän painava syrjäyttääkseen rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet. Mikäli tarvitsemme tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, tietojen käsittelyä on sallittua jatkaa.

Valitusoikeus

Yllä mainittujen oikeuksien lisäksi sinulla on oikeus tehdä valitus henkilötietojesi käsittelystä Tietosuojavaltuutetulle (linkki avautuu uuteen välilehteen).
Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki

SASKY koulutuskuntayhtymän tietosuojavastaavan yhteystiedot
Ritva Lahtinen
puh. 040 181 9092
tietosuoja@sasky.fi

Tietosuojaselosteet

Opiskelija / Koulutuksiin liittyvät henkilörekisterit

Opiskelijahallinnon rekisterit

Opiskelija- ja opintohallintojärjestelmien tietosisältö koostuu tiedoista, joiden avulla oppilaitos järjestää ja organisoi koulutusta. Koulutuksen järjestäminen on lakisääteistä henkilötietojen käsittelyä. Henkilötietoja kerätään koulutuksen toteuttamiseksi. Rekisteröityjä ovat opiskelijat, kursseille osallistujat, opiskelijaksi hakijat, henkilökunnan edustajat, työpaikkaohjaajat, huoltajat sekä muut sidosryhmät (esim. yritysten yhteyshenkilöt).

Opiskelijahallinnon rekistereistä siirretään tietoja Opetushallituksen KOSKI- ja eHOKS-järjestelmiin. Ylioppilaskirjoituksiin osallistujien tiedonsiirrot Ylioppilastutkintolautakuntaan.

Yksityiskohtaisempaa tietoa opiskelijahallinnon rekistereistä

Opetuksen toteutukseen ja oppimiseen liittyvät rekisterit

Opetukseen liittyvien palveluiden käytössä tarvittavia henkilötietoja ovat, esim. nimi, käyttäjätunnus, salasana (mahdollisesti, jos kirjautuminen ei tapahdu O365 integraation kautta), sähköpostiosoite, organisaatio, kurssi/ryhmätieto, rooli. Lisäksi rekisteriin voi tallentua pedagogista sisältöä opiskelijan itsensä tai opettajan kirjaamana, kuten tehtävien palautuksia, kysely-, arviointi- tai palautetietoja. Käyttäjä voi itse lisätä profiiliinsa tietoja: valokuva, puhelinnumero, syntymäaika, osoite tai kuvaus itsestä tai muu tieto itsestä. Opettaja antaa lisätietoa kunkin sovelluksen käytöstä. Sovellusten tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä voi olla yhteydessä tietosuoja@sasky.fi. Saskyssa on mm. seuraavia opetukseen liittyviä rekistereitä

  • Digitaaliset oppimateriaalit, mm. kirjakustantamot
  • Ammatillisen koulutuksen alakohtaiset ohjelmistot
  • Muut opetuksen sähköiset palvelut tai sovellukset
  • Opiskelijan hyvinvointia tukevat palvelut tai sovellukset
  • Oppimisanalytiikkaan liittyvät rekisterit

Asiakkaat ja sidosryhmät

Asiakkaiden ja muiden sidosryhmien henkilörekisterit

Työpaikkojen yhteyshenkilöiden tietoja on tallennettu opiskelijahallintojärjestelmiin opetuksen järjestämistä varten. Opiskelijahallintojärjestelmät sisältävät myös huoltajien tietoja. Lisätietoa palveluiden käyttämiseen liittyvästä henkilötietojen käsittelystä saa alla olevista linkeistä tai digitaalisen palvelun käytön yhteydessä. Palveluita ja laskutusta varten henkilötietoja tallennetaan mm. seuraaviin tarkoituksiin

Ravintolapalvelut

Uutiskirje

Vartiointi ja kulunvalvonta

Rekisterin pito perustuu rekisterin pitäjän oikeutettuun etuun. Henkilötietoja kerätään rikosten sekä väärinkäytösten ennaltaehkäisemiseksi sekä selvittämiseksi. Henkilötietojen kerääminen tapahtuu Saskyn tiloissa sekä tilojen välittömässä läheisyydessä.

Henkilöstö

Henkilöstön tietoja sisältävät henkilörekisterit

Useat opiskelijoita koskevat rekisterit sekä kulunvalvontaan liittyvät rekisterit sisältävät myös henkilöstön tietoja. Lisäksi kuntayhtymän hallinnointiin liittyvissä rekistereissä käsitellään henkilöstön tietoja. Näiden järjestelmien tietosuojaselosteet löytyvät henkilökunnan intranetista.

SASKY koulutuskuntayhtymässä tehtävän tutkimuksen lupahakemus