Saskyn hanketoiminnan kuulumisia

Miksi hankkeiden talouden seuranta on tärkeää

Kehittämis-, innovaatio- ja kansainvälisyystoiminnot (KIK) -tulosyksikkö on vastuussa Saskyn hanketoiminnasta. Seuraamme toimintaa sekä ammatillisen että yleissivistän koulutuksen puolella. Käynnissä olevia hankkeita on n. 30 kpl. Sasky voi olla hankkeen hallinnoija, osatoteuttaja tai hakee itselleen suoraan avustusta.

Rahan lähde

Kun puhutaan rahasta, niin heti tulee mieleen, että mistä tulot hankkeen pyörittämiseen tulevat. Rahoittajia on useampia tahoja, mm. Opetushallitus, Opetushallitus Erasmus, KEVA, Ely-keskus, Etelä-Pohjanmaan Liitto. Hankkeille ei tule vain ulkoista rahoitusta vaan Sasky osallistuu niihin myös omarahoitusosuudella.

Työelämän rajapinta koulutuksen kehittämisen ytimessä-TYRSKY on Keski-Suomen Ely-keskuksen rahoittama ESR-hanke. Tässä Sasky on hallinnoija ja muita osatoteuttajia on seitsemän. Hankkeen kokonaisbudjetti on 2,6 milj. euroa. ESR ja valtion rahoitus on 80 % . Hanke on voimassa 1.9.2020-31.8.2023.

Miten hanketta seurataan

Riippuen siitä, onko Sasky hallinnoija vain osatoteuttaja, niin seuranta on hieman erilaista. Hallinnoijan roolissa on seuranta haastavampaa. Otetaan esimerkkinä Tyrsky -hanke. Projektipäällikön täytyy pitää langat käsissään, jotta pysytään aikataulussa sekä toiminnallisesti että taloudellisesti. Hankesuunnitelma on kaiken a ja o. Sitä seuraamalla ja tarkistamalla tiedetään, että miten hanke edistyy. Hanketta täytyy seurata reaaliajassa mutta myös etupainotteisesti. ESR-rahoitteiset hankkeet vaativat paljon paperin pyörittämistä. Kun haetaan rahoitusta tietyltä maksatuskaudelta, se sisältää työajanseurantalomaketta, palkkakohdennuksia, kilpailutusdokumentteja ja muita vastaavia aineistoja. Hallinnoija kokoaa nämä samat lomakkeet myös osatoteuttajilta, minkä jälkeen ne tallennetaan Euraan rahoittajan tarkistamista varten.

Osatoteuttajan roolissa Sasky huolehtii ainoastaan omista kustannuksistaan ja asiapapereistaan.

Opetushallituksen rahoittamat hankkeet eivät ole käytännöiltään niin haastavia kuin ESR hankkeet.

Kirjanpidosta apua

Kirjanpitoon perustetaan hankkeelle oma paikka, hankenumero. Riippuen siitä, minkälaista raporttia halutaan, niin voidaan valita eri laskentatunnisteita. Projektipäälliköllä/hankevastaavalla on mahdollisuus seurata taloutta web-raportoinnin kautta. Hänelle tulee päivittäin automaattisesti tuloslaskelma hankkeen toteutumasta. Ohjelmassa pääsee porautumaan talouteen hyvin tarkasti, jopa yksittäisen laskun tasolle. Web-raportointiohjelma helpottaa hankkeen vetäjän työtä, koska sen avulla hän pääsee itse seuraamaan taloutta eikä ole riippuvainen siitä, että joku esim. tulostaisi hänelle raportin.

Tärkeintä on kuitenkin se, että yhdessä seuraamme hanketta ja saamme sen maaliin.

Taina Palo, hankesihteeri, SASKY koulutuskuntayhtymä