Erasmus+ -vaihtoprosessin kuvaus opiskelijalle

Apurahahakemuksen löydät sivulta Näin haet Erasmus+ -apurahaa

Oppilaitoksesi kv-​vastaava kertoo sinulle hakemuksesi perusteella lasketun apurahan määrän. Määrä voi muuttua, mikäli kohdemaa ja/tai vaihdon kesto muuttuu. Saat mahdollisesti ohjeita hakupapereidesi korjaamiseen. 

Kv-​vastaava toimittaa ne eteenpäin ulkomaisille partnereille, jotka etsivät koulutussopimuspaikat. Voit hankkia koulutussopimuspaikan myös itse. Mikäli hankit paikan itse, olet itse vastuussa matka-​ ja majoitusjärjestelyistä.

Kv-vastaava kertoo kaikesta vaihtoprosessiin liittyvästä.

Vaihtoon liittyy monenlaista kieleen, kulttuuriin ja vaihdon käytännön järjestelyihin liittyvää valmentautumista. Ohjeet löytyvät kansainvälisen vaihdon Moodlesta. Hyvä valmentautuminen helpottaa olennaisesti jokapäiväistä elämääsi vaihdon aikana ja saat vaihdostasi irti niin paljon kuin mahdollista.

Kun paikka on varmistunut, solmitaan koulutussopimusjaksoilla Training agreement tai oppilaitosvaihdoissa Learning agreement. Vastuuopettajasi päivittää kanssasi HOKSin ja vahvistaa vaihdon aikana suoritettavan tutkinnon osan ja muut jaksoon mahdollisesti integroitavat sisällöt.  

Palauta tehtävät kansainvälisen vaihdon Moodleen, suunnittele matkajärjestelysi ja hanki Kelasta eurooppalainen sairaanhoitokortti.  
 
Jos tarvitset matkatavaravakuutusta, hanki se; voit käyttää apurahaasi myös siihen. Matka-​ ja tapaturmavakuutus sekä vastuuvakuutus sinulla on Saskyn puolesta.

Tapaamisessa:

• Esitäytetään Europass Mobility -liikkuvuustodistus, joka lähetetään vastaanottavalle organisaatiolle. Ota liikkuvuustodistus myös itse mukaasi vaihtoon sähköisessä muodossa ja/tai printtinä 
• Allekirjoitetaan rahoitussopimus, jossa vahvistetaan apurahan määrä ja maksujärjestelyt. Selvitä rahoitussopimuksen avulla opintososiaaliset etusi Kelasta. 
• Laitetaan apuraha maksatukseen. 90% apurahasta maksetaan ennen vaihtoa ja 10% vaihdon loppuraportoinnin jälkeen. Ennakosta voidaan vähentää esim. ulkomaiselle partnerille suoraan maksettavia matka- ja majoituskuluja. 
• Käydään matkajärjestelyt ja vaihto vielä kerran läpi 
• Sovitaan raportointitapaaminen

Vaihdon aikana pidä säännöllisesti yhteyttä ohjaavaan opettajaan ja dokumentoi hänelle osaamisesti kehittymisestä yhteisesti sovitulla viikoittain todennettavalla tavalla (esim. sähköinen päiväkirja, blogi, Wilma, tmv.). Ammattialan ohjaava opettaja on ensisijainen yhteyshenkilösi. 

Vaihdon päättyessä mahdollinen näytön arviointi sekä Europass Mobility -​liikkuvuustodistuksen täydentäminen, tulostaminen ja allekirjoittaminen kohdemaassa.  Europass Mobility -​liikkuvuustodistus todentaa vaihtosi (apurahan maksun peruste) ja vastaa työtodistusta! 

Pidä matka- ja vuokrakuitit tallella; ne pitää palauttaa vaihdon päätteeksi.

• Laadi ja palauta vapaamuotoinen raportti kansainvälisen vaihdon Moodleen  

• Palauta matka- ja vuokrakuitit kansainvälisen vaihdon Moodleen  

• Täytä kansainvälisen vaihdon Moodlesta löytyvä Saskyn itsearviointi- ja palautekysely 

• Sovi tapaaminen oppilaitoksesi kv-​vastaavan kanssa  

• Palauta Europass Mobility -​liikkuvuustodistus oppilaitoksesi kv-​vastaavalle   

• Täytä sähköpostiisi saapuva Participant Survey (palaute rahoittajalle) 

Apurahan loppuosa maksetaan, kun olet palauttanut em. raportit ja kuitit. 

Apurahahakemuksen löydät sivulta Näin haet Erasmus+ -​apurahaa 

Oppilaitoksesi yksilövaihtovastaava tiedottaa sinulle valintakokouksen jälkeen, onko sinulle myönnetty apuraha. 

Saat mahdollisesti ohjeita hakupapereidesi korjaamiseen.  

Voit hankkia yksilövaihtokoulun myös itse. Mikäli hankit paikan itse, olet itse vastuussa matka-​​ ja majoitusjärjestelyistä. 

Yksilövaihto​vastaava kertoo kaikesta vaihtoprosessiin liittyvästä. Saat arvion apurahasta, jonka määrä vahvistuu, kun vaihdon kesto, kohdemaa ja majoitus varmistuvat.  

Vaihtoon liittyy monenlaista kieleen, kulttuuriin ja vaihdon käytännön järjestelyihin liittyvää valmentautumista. Ohjeet löytyvät kansainvälisen vaihdon Moodlesta. Hyvä valmentautuminen helpottaa olennaisesti jokapäiväistä elämääsi vaihdon aikana ja saat vaihdostasi irti niin paljon kuin mahdollista. Palauta valmentautumistehtävät Moodleen. 

Kun paikka on varmistunut: 

• Tehdään Learning agreement -sopimus, jossa määritellään ohjelma ja sovitaan vaihdon tavoitteista.  

• Tässä vaiheessa suositellaan pidettäväksi valmisteleva Teams-tapaaminen, jossa on mukana vaihtoon lähtijä, yksilövaihtovastaava, vastaanottavan oppilaitoksen kv-vastaava sekä mahdollinen host-perheen edustaja. Tapaamisessa on helppo kysyä monenlaisia käytännön asioita puolin ja toisin esim. matkajärjestelyihin liittyviä asioita.  

• Allekirjoitetaan rahoitussopimus, jossa vahvistetaan apurahan määrä ja maksujärjestelyt. Selvitä rahoitussopimuksen avulla Kelan kanssa apurahan vaikutukset mahdolliseen opintotukeesi.  

• Laitetaan apuraha maksatukseen. 90% apurahasta maksetaan ennen vaihtoa ja 10% vaihdon loppuraportoinnin jälkeen. Ennakosta voidaan vähentää esim. ulkomaiselle partnerille suoraan maksettavia matka-​ ja majoituskuluja. Ilmainen majoitus pienentää apurahan määrää.  

Suunnittele matkajärjestelysi ja hanki Kelasta eurooppalainen sairaanhoitokortti.  Varmista, että sinulla on vaihdon ajan voimassa oleva passi. Tarkista vaadittavat rokotukset.  
  
Jos tarvitset matkatavaravakuutusta, hanki se; voit käyttää apurahaasi myös siihen. Matka-​​ ja tapaturmavakuutus sekä vastuuvakuutus sinulla on Saskyn puolesta. 

Tapaamisessa: 

• Esitäytetään Europass Mobility -​liikkuvuustodistus, joka lähetetään vastaanottavalle organisaatiolle. Ota liikkuvuustodistus myös itse mukaasi vaihtoon sähköisessä muodossa ja/tai printtinä  

• Käydään matkajärjestelyt ja vaihto vielä kerran läpi  

• Sovitaan raportointitapaaminen 

Vaihdon aikana pidä säännöllisesti yhteyttä yksilövaihtovastaavaan.  

Tee esittelyvideo vaihdostasi (ohje Moodlessa). 

Europass Mobility -​​liikkuvuustodistuksen täydentäminen, tulostaminen ja allekirjoittaminen kohdemaassa.  Europass Mobility -​​liikkuvuustodistus todentaa vaihtosi (apurahan maksun peruste) ja on sinulle jäävä todistus vaihdostasi!  

Pidä matka-​ ja vuokrakuitit tallella; ne pitää palauttaa vaihdon päätteeksi Moodleen.  

Osallistu raportointitapaamiseen noin 10 päivän kuluessa vaihdon päättymisestä. Kun kaikki on kunnossa, saat viimeiset 10% apurahastasi. Jaa kokemuksiasi oppilaitoksessasi.